Huishoudelijk reglement stichting Bersama Together
Dit huishoudelijk reglement is een set regels en richtlijnen, in aanvulling op de wet en de statuten. We hebben gekozen voor het opmaken van een huishoudelijk reglement om een aantal zaken voor alle partijen duidelijk te krijgen. De regels en richtlijnen zijn bedoeld om steeds op kort termijn invulling te kunnen geven aan de processen waarop wij als stichting onze gemeenschappelijke en sociale doelen wensen te behalen.
Belangrijk is ook te weten dat het huishoudelijk reglement een aanvulling of afgeleide is op de statuten, hoofdzakelijk bedoeld voor de vrijwilligers, sponsoren, fondsen, donateurs en iedereen die deze wenst in te zien.
Algemene bepalingen
Artikel 1
1. In dit reglement wordt verstaan onder:
De stichting: de Stichting Bersama Together, gevestigd te Gemeente Hengelo (Overijssel), ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 89154606;
2. De statuten: de statuten van de stichting, zoals vastgelegd in een akte gepasseerd op 03-02-2023 bij notaris Wilbrink & Ten Otter te Hengelo;
3. Het bestuur: het bestuur van de stichting als bedoeld in artikel 3 van de Statuten;
4. Inzamelingsacties: activiteiten en projecten met als doel het verzamelen van gelden en/of diensten en/of materiële zaken waarmee de doelstellingen van de stichting kunnen worden verwezenlijkt, ook wel ‘inkomsten’ genoemd. Deze tracht de stichting te verkrijgen uit fondsen, sponsoren en donaties;
5. Projecten: activiteiten in het kader van het realiseren van de doelstellingen van de stichting. Het organiseren van zogenoemde Charity Rides en het verrichten van alle verdere handelingen, die met het vorenstaande in de ruimste zin verband houden of daartoe bevorderlijk kunnen zijn.
Beleid
Artikel 2
1. Het beleid is vastgelegd in een beleidsplan. Dit beleidsplan wordt jaarlijks geactualiseerd en herzien. Elke nieuwe versie van een beleidsplan is van kracht op het moment dat deze in de jaarvergadering is goedgekeurd. Het beleidsplan bevat een jaarplan en een jaarbegroting. Het beleid ten aanzien van de voor de stichting werkzame vrijwilligers is separaat vastgelegd in het document “Vrijwilligersbeleid”.
Het bestuur en de bestuursbesluiten
Artikel 3
1. Het bestuur:
a. Bestuurt en vertegenwoordigt de stichting;
b. Neemt bestuursbesluiten (zie de paragraaf ‘Bestuursbesluiten’ in dit huishoudelijk reglement);
c. Kan voor bepaalde tijd werkgroepen/projectgroepen in het leven roepen. Een dergelijke groep bestaat uit ten minste één bestuurslid, één vrijwilliger en kan ook iemand van buiten de stichting in plaatsnemen. Deze groepen worden ontbonden nadat het bestuur een dergelijke werkgroep/projectgroep sluit;
d. Beslist altijd vanuit het “vier ogen principe” over betalingen en uitgaven;
e. Is niet bevoegd tot het aangaan van leningen. Uitzondering hierop is dat het bestuur bevoegd is tot het accepteren van voorschotten op een meerjarendonatie;
f. Handelt binnen de gestelde kaders vastgelegd in onder andere het beleidsplan, de jaarbegroting en de projectbudgetten, bestuursleden genieten geen beloningen voor hun werkzaamheden;
g. Ontstaat er een vacature in het bestuur dan vormen de overblijvende bestuursleden, of vormt het overblijvende bestuurslid, een wettig samengesteld bestuur. Wel zal binnen twee maanden door stemmen een nieuwe benoeming zijn van een opvolger;
h. Uitsluitend natuurlijke personen kunnen zitting nemen in het bestuur;
i. Het bestuur kan altijd een VOG overhandigen indien hier om wordt gevraagd;
j. Bestuursleden worden benoemd voor onbepaalde tijd;
k. Het bestuur kan ook buiten vergaderingen besluiten nemen, mits alle bestuursleden in de gelegenheid zijn gesteld schriftelijk, al dan niet per enig telecommunicatiemiddel, hun mening te uiten.
2. De voorzitter
a. Heeft de algemene leiding van de stichting;
b. Vertegenwoordigt de stichting naar buiten toe;
c. Overlegt met officiële instanties;
d. Geeft leiding aan het bestuur;
e. Is het eerste aanspreekpunt voor bestuursleden;
f. Stelt in overleg met de secretaris de agenda voor elke vergadering op;
g. Leidt de bestuursvergaderingen en de jaarvergadering;
h. Ziet er op toe dat beslissingen worden genomen in overeenstemming met de wet, de statuten en dit huishoudelijk reglement;
i. Stelt, in goed overleg met de secretaris en de penningmeester, het beleidsplan op en herziet dit jaarlijks, voorafgaand aan de jaarvergadering;
j. Coördineert en stuurt activiteiten samen met de secretaris;
k. Ziet er op toe dat bestuursleden hun taken naar behoren vervullen en spreekt hen hierop aan indien dit niet het geval lijkt;
l. Ontvangt alle binnenkomende post, rechtstreeks of via andere bestuursleden;
m. Archiveert alle relevante documenten;
n. Beheert de website en structuur van de website en alle daarbij passende taken;
o. Kan alle bestuurstaken onderling laten overdragen indien daar voor het belang van de stichting noodzaak toe is.
3. De secretaris
a. Maakt van elke vergadering een verslag waarin minimaal vermeld:
i. De datum en plaats van de vergadering;
ii. De aanwezige en afwezige bestuursleden;
iii. De genomen besluiten.
b. Stelt samen met de voorzitter het niet-financiële gedeelte van het jaarverslag op;
c. Overlegt met officiële instanties na overleg met de voorzitter;
d. Is het eerste aanspreekpunt voor aangestelde vrijwilligers;
e. Ziet er op toe dat de vrijwilligers het vrijwilligersbeleid volgen;
f. Coördineert en stuurt activiteiten samen met de voorzitter.
4. De penningmeester
a. Voert de financiële administratie;
b. Waarborgt de continuïteit van de financiële administratie, met name in geval van opvolging;
c. Stelt financiële overzichten op;
d. Maakt het financiële gedeelte van het jaarverslag;
e. Zorgt ervoor dat de financiële administratie, de manier waarop deze administratie gevoerd wordt en het financiële jaarverslag niet onnodig afwijkt;
f. Beheert de kas, de bankrekeningen en de eventuele spaarrekeningen, beleggingen en investeringen;
g. Beheert de inventarislijst en het inventaris, bepaalt of en onder welke voorwaarden inventaris wordt uitgeleend en ziet toe op retourbezorging;
h. Begroot inkomsten (inzamelingsacties) en uitgaven (projecten) en voert op deze activiteiten tussentijds en na afronding financiële controle uit;
i. Beslist altijd samen met de overige bestuursleden over uitgaven conform het “vier ogen principe”;
j. Beoordeelt of gedane uitgaven en declaraties vallen binnen de jaarbegroting, de kaders van projectbudgetten en/of de in bestuursvergaderingen gemaakte afspraken;
k. Neemt het initiatief om voor bepaalde tijd ingestelde werkgroepen/projectgroepen decharge te verlenen;
l. Onderhoudt contacten met sponsoren en subsidieverstrekkers.
Bestuursbesluiten
Artikel 3
1. Het bestuur:
a. Kan ter vergadering alleen dan geldige besluiten nemen indien de meerderheid van de in functie zijnde bestuursleden ter vergadering aanwezig of vertegenwoordigd is;
b. Kan ook buiten de vergadering besluiten nemen, mits alle bestuursleden in de gelegenheid zijn gesteld schriftelijk, al dan niet per enig communicatiemiddel, hun mening te uiten;
c. In alle geschillen omtrent stemmingen, niet bij de statuten voorzien, beslist de voorzitter van de vergadering.
Frequentie Vergaderingen
Artikel 4
1. Het bestuur vergadert ten minste vier maal per jaar, en houdt één maal per jaar een jaarvergadering. Verder vergadert het bestuur indien de voorzitter hiertoe het initiatief neemt, of indien een ander bestuursleden hierom verzoekt;
2. Vergaderingen worden gehouden op het moment waarop deze zijn gepland, of, indien de situatie dat verhindert, binnen vier weken daarna. Vergaderingen waartoe een verzoek is ingediend, worden binnen vier weken na het indienen van het verzoek gehouden;
3. Aan het einde van elke bestuursvergadering wordt de datum van de volgende reguliere vergadering vastgesteld.
Agenda vergaderingen
Artikel 5
1. Bestuursleden en vrijwilligers kunnen voor de vergadering agendapunten bij de voorzitter en/of secretaris inbrengen; zij stellen in goed overleg de conceptagenda op;
2. De secretaris deelt de conceptagenda uiterlijk zeven dagen voor aanvang van de vergadering door via enig communicatiemiddel;
3. Aan het begin van elke vergadering wordt de agenda definitief vastgesteld. Bestuursleden hebben hierbij de mogelijkheid punten aan de agenda toe te voegen, kunnen voorstellen punten te schrappen of door te schuiven naar een volgende vergadering en kunnen voorstellen de volgorde van agendapunten te wijzigen.
Notulen vergaderingen
Artikel 6
1. Van elke vergadering wordt een verslag gemaakt, dat zo snel mogelijk na de vergadering wordt verspreid onder de bestuursleden;
2. Opgestelde conceptnotulen wordt door het bestuur binnen vier weken na de vergadering vastgesteld. De secretaris is verantwoordelijk om het concept ter inzage aan te bieden bij de overige bestuursleden en tijdig van feedback te laten voorzien;
3. Vastgestelde notulen worden op enig wijze verspreid onder de vrijwilligers en worden tenminste één kalenderjaar bewaard na schrijven.
Communicatie
Artikel 7
1. Het bestuur onderkent het belang van goede communicatie met:
a. Donateurs, fondsen en sponsoren;
b. Goede doelen;
c. Partners;
d. De media.
2. Media wordt in beginsel aangelopen door de voorzitter en deze draagt zorg voor de afhandeling hiervan.
Donaties en declaraties
Artikel 8
1. Grote en/of meerjarige donaties worden, indien de donateur daaraan hecht, besteed aan een door de donateur beoogd doel;
2. Kleine, eenmalige of periodieke donaties worden standaard gestort op de bankrekening van de stichting;
3. Donaties en giften worden alleen digitaal ontvangen.
4. Ontvangen donaties, schenkingen en subsidies kunnen worden gereserveerd en zodoende naar een volgend kalenderjaar worden doorgeschoven. Reserveren is echter geen doel op zich, sterker nog: het dient tot het minimum beperkt te blijven, slechts wat nodig is voor continuïteit. Het beleidsplan bepaalt hiervoor de kaders;
5. In gevallen waarin de stichting moet tekenen voor ontvangst van goederen en/of voor het goed gebruik en/of goede verwijdering ervan (dan wel enig andere voorwaarde schriftelijk moet accepteren), sluit de stichting een gelijkluidende overeenkomst met het goede doel dat de goederen ontvangt. In gevallen waarin de stichting niet hoeft te tekenen, verdient het de voorkeur toch een contract met de ontvangende partij te tekenen;
6. De bestuursleden genieten geen beloning voor hun werkzaamheden. Zij hebben wel recht op vergoeding van de door hen in de uitoefening van hun functie gemaakte kosten.
Royement
Artikel 9
1. Het bestuur is bevoegd de stichting te ontbinden;
2. Een overschot na vereffening wordt uitgekeerd. In eerste aanleg wordt bepaald dat het batig saldo wordt uitgekeerd op de navolgende wijze:
a. Aan de stichting: stichting Alzheimer Nederland (60%)
b. Aan de stichting: stichting Ronald McDonald kinderfonds (40%)
Slotbepalingen
Artikel 10
1. In gevallen waarin de wet, de statuten en dit huishoudelijk reglement niet voorziet, beslist het bestuur;
2. De eerste bestuursleden zijn bij de akte van oprichting benoemd.
a. De heer Richard Theodorus Krijgsman, voorzitter;
b. De heer Jurjen Wild, secretaris;
c. De heer Chandana Evert Kluin, penningmeester.